一秒升职加薪!办公效率倍增技巧放送

发表时间:2016-10-10  |  来源:www.anwan.com  作者:软件教程
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日常工作中,常会遇到各种办公难题,有些难度不大,但特别费事,许多小伙伴埋头苦干一整天,也得不到老板的赏识。其实想让办公高效起来,一...
日常工作中,常会遇到各种办公难题,有些难度不大,但特别费事,许多小伙伴埋头苦干一整天,也得不到老板的赏识。其实想让办公高效起来,一个最简单方法就是借助各种办公神技!

神技1. 长文档双屏对照

长文档对比是平时经常遇到的一个问题,通常对于一篇文档,我们都是通过滚轮滚动,将光标分别定位到文档的不同位置来对比两个位置上内容的区别。其实一个更高效方法,是借助Word→“视图”中的“窗口拆分”功能,通过将同一文档的不同位置分别呈现在不同的窗口中,来分别对比文档中不同位置的内容区别。

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同一文档拆分对比

神技2. 不同文档同步滚动

上面这个方法只适用于同一文档的不同区域,如果要对比的内容分属于不同的文档,那么这个方法就不奏效了。老司机会怎么办呢?很简单,首先我们还是先将要对比的文档打开,然后在“视图”标签勾选“并排查看”按钮。确定后,Word将自动将两个文档并列显示,并自动勾选上“同步滚动”以让两篇文档同步翻页。相比之下,这个方法特别适合那些在原文档基础上修改得来的文件。当然喽,“同步滚动”也是可以取消的,具体的就看你的实际要求了!

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多文档对比

神技3. 善用预览

有时你会收到一大堆文件,file1、file2、file3……看着就让人头疼。那么怎样才能第一时间知道每个文件都是什么内容呢?当然笨方法肯定有,一个个打开呗,但高手通常会在资源管理器→“查看”面板下打开“预览窗格”,然后再用光标键一个个预览。别小看它哟,这项技巧可以让你的时间节省2/3。

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开启预览窗格是个好主意

神技4. 只打印选中部分

有时我们可能只需要打印长篇文档中的一个部分,传统方法是暂时将多余的部分删除,然后点击打印。其实你完全可以直接用鼠标将要打印的内容选中,然后在打印对话框里勾选“打印所选内容”,轻轻松松任务便完成了。

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只打印选中部分

神技5. 只打印2、3页

类似的问题也出现在只打印某几个页码上,同样的我们也能直接在打印框里动手脚。具体方法是,点击打印按钮,然后在“页数”栏直接写上页码,中间再用“,”分隔。这时打印机就会自动将选中的页码打印出来了。而且最关键的是,这个方法对于页面的写法并无限制,页码既可以连续,也可以不连续!

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只打印需要的页码

神技6. 快速修改标题格式

很多文档在最后排版时,都会遇到一个批量化的问题。最典型一个例子,就是所有的一级标题,全都改为黑体4号,所有的二号标题全都改成5号加粗。当然你自己一个个改也没关系,但老司机通常都会首先将“样式框”展开,然后通过选中标题,点击样式的方式统一完成样式设置。而且这样做还有一个好处,那就是当BOSS临时又有格式修改要求时,只要在对应样式上点击“修改”,瞬间所有同级别标题就都换了一个模样。

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借助样式统一修改格式

写在最后

其实今天介绍的这些方法都不是特别复杂,很多时候只要我们留心学习一下,就能让日常工作瞬间提速!好了,如果你也有类似的技巧希望和大家分享,也欢迎在下方留言,我们下期再见!

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